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日報について

 自分が社会人になってずっと続けていることに、日報があります。日報をつけることは社員から見ると何となく強制されているようであり、監視されているようでもあります。しかし、日報をつけると自分の仕事が変わります。何をしてかの記録から、自分の次にやるべきことを自ら導き出せるようになるからです。

 とは言っても日報はつける方にも、見る方にも時に負担になることは事実であり、いつの間にか消滅...ということも多いのではないでしょうか。そこで今回は2回に分けて日報のメリットと、現代のスマホを使った「負担のすくない」日報の活用法についてまとめます。


 社会人になって最初に勤めた会社は大企業。日本有数のプラントメーカーです。日報のルールは部署によって異なっていましたが、私の上司A課長は日報に異様な情熱を傾ける人でした。やたら細かい。いまはパソコンやスマホが普及して効率的にできるようになった作業でも、基本的には手作業です。お客様の前ではメモを取らず、何を話したか新聞記者のように詳細に書く。しかも、一つのお客様に訪問しても、違う担当者に会ったら担当者ごとに訪問記録をつけなければならない...。平日の夜も、週末の何時間かも最初はこの「異常に細かい日報」を作成することに費やしました。


 A課長の日報指導はそのままPDCAサイクルになっていました。ただ書けばよい、ということではなく、「いま商談はどのあたりに進んでいるか?次にどうするか?」が見えなければやり直し。PDCAサイクルが見えてこその日報だ、という方針のもと課員全員が等しくこの厳しいルールを守っていました。

 他の部署はこれほど厳しい方針で仕事をしていませんでした。ですから、同期入社の仲間が週末をエンジョイしているのを羨ましく見ていました。しかし、半年もこの厳しい指導のもとで仕事をしていると、自分自身でも驚くほどの変化が起きていました。


 部署配属後半年、日報は膨大な量になりました。積み重ねると数センチの厚さになっており、ちょっとした重みを持っていました。私は少し気になって、こまごまといろいろなことの書かれた日報を分析し始めました。WIN95以前でしたので、エクセルもなく手作業の集計でしたが、「お客様ごとの訪問回数」「困っていること」「投資計画の有無」などに分類して集計を取りました。すると①訪問件数の多い客先ではそれなりの情報が取れている②概ね、どのお客様でも興味のあることは○○③だから、投資計画の俎上に乗るにはこういう資料を用意したらよいのでは、というところまで導きだすことが出来ました。私がしたことはA課長の指導そのままでしたが、日報があったからこそこうした見通しを導きだせました。このデータをもとに、その1年後にプラント初受注を迎えることになります。


 日報をつけ続けると、仕事の質は高まります。記録をつけることによって日々の行動の質が高まるということを多くの方が証明しています。予備校講師や著述業で活躍しておられる表三郎さんは、「日記の魔力」という本のなかで「日記は人生のサポーター」と表現しています。ただ、たとえ良いことであっても強いられてやるのは苦痛ですし、パワハラや業務効率の低下につながりかねません。そこで、次回は負担少なく日報を続けられる方法について考えてみます。




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日報作成を劇的に簡単にする方法

日報をつけ続けると、仕事の質は高まります。記録をつけることによって日々の行動の質が高まるということを多くの方が証明しています。これが前回のお話の結論部分です。 しかし、日報が良い習慣であると理解できても「めんどうくさい」という声が圧倒的です。そこで、身近なツールを使って、日報を劇的に短時間で作成する方法を考えてみましょう。 (使うもの) スマホ LINE TWITTER スマホ連携サービス「IFT